# Vertragserstellung Workflow ## Übersicht Dieser Workflow beschreibt den vollständigen Prozess zur Erstellung von Verträgen im Flatmate-System, von der ersten Auswahl des Vertragstyps bis zur finalen Unterschrift und Archivierung. Der Workflow ist so gestaltet, dass er sowohl für Vermieter als auch für Mieter intuitiv zu bedienen ist und gleichzeitig alle rechtlichen Anforderungen erfüllt. ## 1. Vertragsart auswählen ### Beschreibung Im ersten Schritt wählt der Benutzer den gewünschten Vertragstyp aus den verfügbaren Optionen. ### Verfügbare Vertragsarten - **Wohnraummietvertrag** (unbefristet) - **Befristeter Wohnraummietvertrag** (mit Befristungsgrund nach § 575 BGB) - **Gewerbemietvertrag** - **Übergabeprotokoll** (Einzug oder Auszug) - **Nachtragsvereinbarung** zu bestehendem Mietvertrag - **Kündigungsschreiben** ### Wichtige Informationen - Für jeden Vertragstyp werden rechtliche Hinweise und Besonderheiten angezeigt - Nutzer können bestehende Dokumente als Vorlagen verwenden - Rechtliche Rahmenbedingungen werden automatisch berücksichtigt ## 2. Vertragsinformationen eingeben ### Beschreibung Der Nutzer gibt alle relevanten Informationen für den gewählten Vertragstyp ein. ### Eingabefelder für Mietverträge 1. **Vertragsparteien** - Vermieter (Name, Adresse, Kontaktdaten) - Mieter (Name, Adresse, Kontaktdaten) - Ggf. weitere im Haushalt lebende Personen 2. **Mietobjekt** - Adresse des Mietobjekts - Art des Objekts (Wohnung, Haus, Gewerbe) - Wohnfläche - Anzahl der Räume - Ausstattungsmerkmale - Energieausweis-Informationen - Nebenräume (Keller, Dachboden, etc.) 3. **Mietkonditionen** - Mietbeginn und ggf. -ende - Mietpreis (Kaltmiete) - Nebenkosten und deren Abrechnungsweise - Kaution und Zahlungsweise - Indexmiete oder Staffelmiete (wenn gewählt) 4. **Zusätzliche Vereinbarungen** - Regelungen zu Haustieren - Renovierungspflichten - Nutzung von Gemeinschaftseinrichtungen - Schlüsselübergabe ### Validierung - Echtzeit-Validierung der Eingaben - Hinweise auf fehlende oder fehlerhafte Angaben - Speicherung von Zwischenschritten ## 3. Rechtliche Prüfung ### Beschreibung Das System prüft alle Eingaben auf rechtliche Konformität und weist auf mögliche Probleme hin. ### Prüfpunkte - Überprüfung der Vollständigkeit aller notwendigen Angaben - Prüfung auf rechtlich bedenkliche Klauseln - Validierung von Befristungsgründen (bei befristeten Mietverträgen) - Überprüfung der Kautionshöhe (max. drei Monatsmieten) - Prüfung von Schönheitsreparaturklauseln und Kleinreparaturklauseln - Kontrolle von Indexklauseln und Staffelmietvereinbarungen ### Rechtliche Hinweise - Anzeige aktueller Rechtsprechung zu kritischen Punkten - Vorschläge für rechtssichere Formulierungen - Warnhinweise bei potenziell unwirksamen Klauseln ## 4. Vertrag anpassen ### Beschreibung Der Nutzer kann den automatisch erstellten Vertrag individuell anpassen. ### Anpassungsmöglichkeiten - Hinzufügen, Ändern oder Entfernen von Vertragsklauseln - Auswahl aus verschiedenen Formulierungsalternativen - Einfügen eigener Texte und zusätzlicher Vereinbarungen - Anpassen der Dokumentenstruktur ### Vorlagen-System - Nutzung gespeicherter Vorlagen - Speichern des aktuellen Vertrags als neue Vorlage - Importieren externer Vorlagen ## 5. Vertrag versenden ### Beschreibung Der fertige Vertragsentwurf wird zur Prüfung und Unterschrift an alle beteiligten Parteien versendet. ### Versandoptionen - E-Mail-Versand mit sicherem Link - QR-Code für einfachen Zugriff - Freigabe über das Flatmate-System - Exportieren als PDF (zum manuellen Versand) ### Benachrichtigungen - Automatische Erinnerungen für ausstehende Unterschriften - Statusmeldungen zur Vertragsannahme oder -ablehnung - Benachrichtigungen über Änderungswünsche ## 6. Unterschrift und Finalisierung ### Beschreibung Alle Parteien unterzeichnen den Vertrag elektronisch oder physisch. ### Unterschriftsoptionen - **Elektronische Signatur** (eIDAS-konform) - Qualifizierte elektronische Signatur - Fortgeschrittene elektronische Signatur - Einfache elektronische Signatur - **Manuelle Unterschrift** - Download und Ausdruck des Vertrags - Handschriftliche Unterzeichnung - Hochladen oder Einscannen des unterzeichneten Dokuments ### Finalisierung - Validierung der Unterschriften aller Parteien - Erstellung einer endgültigen Vertragsversion mit Zeitstempel - Benachrichtigung aller Beteiligten über den Vertragsabschluss ## 7. Dokumentenverwaltung und Archivierung ### Beschreibung Nach Abschluss wird der Vertrag im System gespeichert und archiviert. ### Funktionen der Dokumentenverwaltung - Zentrale Speicherung aller Vertragsdokumente - Kategorisierung und Tagging für einfache Auffindbarkeit - Versionsverwaltung mit Änderungshistorie - Rechtssichere Archivierung gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen ### Zugriffsrechte - Festlegung von Zugriffsrechten für verschiedene Nutzergruppen - Protokollierung aller Zugriffe auf Vertragsdokumente - Berechtigungssystem für Lese- und Schreibzugriff ### Integration mit anderen Modulen - Verknüpfung mit Übergabeprotokollen - Verbindung zu Schadensmeldungen - Integration mit Mietobjektverwaltung ## 8. Erinnerungen und Fristen ### Beschreibung Das System verwaltet wichtige vertragsbezogene Termine und Fristen. ### Terminverwaltung - Automatische Erinnerungen an Kündigungsfristen - Benachrichtigungen über auslaufende befristete Verträge - Erinnerungen an Mietanpassungen bei Staffel- oder Indexmieten - Hinweise auf anstehende Nebenkostenabrechnungen ### Kalenderintegration - Export von Terminen in externe Kalender - Synchronisierung mit gängigen Kalendersystemen - Teamkalender für Immobilienverwalter ## Rechtliche Rahmenbedingungen ### Einhaltung gesetzlicher Vorgaben - Konformität mit dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) - Berücksichtigung aktueller Rechtsprechung - Regelmäßige Aktualisierung bei Gesetzesänderungen - DSGVO-Konformität bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ### Besondere rechtliche Aspekte - Mietpreisbremse und lokale Mietobergrenzen - Energieausweis-Pflicht - Besonderheiten bei Wohngemeinschaften - Regelungen zu Modernisierungsmaßnahmen ## Nutzerführung und Unterstützung ### Intuitive Benutzeroberfläche - Schrittweise Anleitung durch den gesamten Prozess - Kontextsensitive Hilfe und Erklärungen - Einfache Navigation zwischen den einzelnen Schritten - Speicherung von Zwischenschritten zur späteren Fortsetzung ### Unterstützungsfunktionen - Tooltips mit rechtlichen Erklärungen - Beispielformulierungen für komplexe Klauseln - FAQ-Bereich zu häufigen Fragen - Chatbot für einfache Anfragen ## Technische Implementierung ### Systemarchitektur - Webbasierte Anwendung für geräteübergreifenden Zugriff - Responsive Design für Desktop und mobile Geräte - Sichere Datenübertragung mit SSL/TLS-Verschlüsselung - Regelmäßige Backups aller Daten ### Datenmodell - Relationale Struktur mit Verknüpfung zwischen Dokumenten - Versionskontrolle für alle Änderungen - Metadaten für effiziente Suche und Filterung - Audit-Trail für alle Aktionen ### Integration - Schnittstellen zu externen Rechtsdatenbanken - Export-Funktionen für verschiedene Dateiformate - API für die Integration mit anderen Systemen \`\`\`