# Zugangsverwaltung für Verträge und Dokumente Diese Dokumentation beschreibt das Zugangsverwaltungssystem für Verträge und Dokumente in der Flatmate-Plattform, das für die sichere Verwaltung von Zugriffsrechten und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen entwickelt wurde. ## Grundlagen der Zugangsverwaltung ### Nutzerrollen und Berechtigungen Das System unterscheidet zwischen verschiedenen Nutzerrollen, die unterschiedliche Zugriffsrechte auf Verträge und Dokumente haben: 1. **Hauptnutzer (Vermieter/Verwalter)** - Vollständige Kontrolle über alle Dokumente - Kann Zugriffsrechte für andere Nutzer verwalten - Darf Dokumente erstellen, bearbeiten, freigeben und löschen 2. **Mieter** - Zugriff auf eigene Mietverträge und zugehörige Dokumente - Kann Dokumente einsehen und unterzeichnen - Eingeschränkte Bearbeitungsrechte 3. **Mitarbeiter/Team-Mitglieder** - Zugriffsrechte werden vom Hauptnutzer festgelegt - Können unterschiedliche Bearbeitungs- und Einsichtsrechte haben - Aktivitäten werden protokolliert 4. **Externe Beteiligte (z.B. Rechtsanwälte, Makler)** - Temporärer Zugriff auf bestimmte Dokumente - Nur Leserechte oder eingeschränkte Bearbeitungsrechte - Zeitlich begrenzte Zugriffsberechtigung ### Berechtigungsstufen Für jedes Dokument können folgende Berechtigungsstufen vergeben werden: - **Keine Berechtigung**: Kein Zugriff auf das Dokument - **Leseberechtigung**: Nur Anzeigen des Dokuments - **Kommentarberechtigung**: Anzeigen und Kommentieren - **Bearbeitungsberechtigung**: Anzeigen, Kommentieren und Bearbeiten - **Vollständige Berechtigung**: Alle Rechte einschließlich Löschen und Freigeben ## Zugriffssteuerung ### Dokumentenfreigabe #### Methoden der Freigabe - **Direkte Benutzerfreigabe**: Zugriff wird für bestimmte Benutzerkonten gewährt - **Link-basierte Freigabe**: Generierung eines sicheren Links für temporären Zugriff - **E-Mail-Einladung**: Versenden von Einladungen zur Dokumentenansicht per E-Mail - **QR-Code-Freigabe**: Erzeugung eines QR-Codes für mobilen Zugriff #### Freigabeeinstellungen - Festlegung der Berechtigungsstufe - Zeitliche Begrenzung des Zugriffs - Passwortschutz für zusätzliche Sicherheit - Benachrichtigungsoptionen bei Zugriff ### Gruppenberechtigungen Für effizienteres Management können Benutzer in Gruppen organisiert werden: - **Verwaltungsteam**: Mitarbeiter mit administrativen Rechten - **Mietergruppen**: Zusammenfassung von Mietern nach Objekten oder anderen Kriterien - **Externe Partner**: Gruppierung von externen Dienstleistern Gruppenberechtigungen überschreiben individuelle Berechtigungen nicht, sondern ergänzen diese. ## Sicherheitsmaßnahmen ### Authentifizierung - **Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)** für erhöhte Sicherheit - **Single Sign-On (SSO)** Integration für Unternehmen - **Passwortrichtlinien** mit Mindestanforderungen - **Automatische Abmeldung** nach Inaktivität ### Datenverschlüsselung - **Transport-Verschlüsselung** (TLS/SSL) für alle Datenübertragungen - **Verschlüsselung gespeicherter Daten** für sensible Vertragsinformationen - **Verschlüsselte Dokumentenübertragung** bei Freigaben - **Ende-zu-Ende-Verschlüsselung** für besonders sensible Dokumente ### Protokollierung und Audit - **Umfassende Protokollierung** aller Zugriffe und Aktionen - **Audit-Trail** für Compliance-Anforderungen - **Änderungshistorie** mit Benutzer- und Zeitstempeln - **Automatische Benachrichtigungen** bei verdächtigen Aktivitäten ## Datenschutz-Compliance ### DSGVO-Konformität - **Einwilligungsmanagement** für die Verarbeitung personenbezogener Daten - **Datenminimierung** durch gezielte Zugriffsberechtigungen - **Auskunftsrecht** mit Export-Funktion für personenbezogene Daten - **Löschkonzept** mit automatischer oder manueller Datenlöschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ### Datenschutz-Funktionen - **Automatische Anonymisierung** nicht mehr benötigter Daten - **Pseudonymisierung** von Vertragsdaten für statistische Auswertungen - **Privacy by Design** durch standardmäßig restriktive Zugriffsrechte - **Datenschutzfolgenabschätzung** für sensible Verarbeitungsprozesse ## Vertragslebenszyklusmanagement ### Zugriffsänderungen im Vertragsverlauf - **Automatische Anpassung der Zugriffsrechte** bei Vertragsänderungen - **Phasenspezifische Berechtigungen** (Entwurf, Verhandlung, Unterzeichnung, Aktiv, Archiv) - **Sonderzugriff bei Streitfällen** oder rechtlichen Auseinandersetzungen - **Archivzugriff** nach Vertragsende ### Versionsverwaltung - **Zugriffssteuerung für einzelne Versionen** eines Dokuments - **Wiederherstellungsberechtigungen** für frühere Versionen - **Vergleichsansichten** mit Berechtigungsprüfung - **Versionsspezifische Kommentare** mit Zugriffsrechten ## Praktische Umsetzung ### Benutzeroberfläche für Zugriffsmanagement - **Übersichtliche Darstellung** aller Berechtigungen - **Drag-and-Drop-Funktionalität** für Berechtigungszuweisung - **Visuelle Indikatoren** für verschiedene Zugriffsebenen - **Bulk-Operationen** für effizientes Management mehrerer Dokumente oder Benutzer ### Benachrichtigungssystem - **E-Mail-Benachrichtigungen** bei Änderungen an Zugriffsrechten - **In-App-Benachrichtigungen** über neue freigegebene Dokumente - **Erinnerungen** bei ablaufenden Zugriffsberechtigungen - **Freigabebestätigungen** für Sender und Empfänger ### Mobile Zugriffssteuerung - **Responsive Zugriffsmanagement-Oberfläche** für mobile Geräte - **App-spezifische Sicherheitseinstellungen** für mobilen Zugriff - **Offline-Zugriffsregeln** mit Synchronisierung - **Biometrische Authentifizierung** auf unterstützten Geräten ## Best Practices für Administratoren 1. **Regelmäßige Zugriffsüberprüfung** - Vierteljährliche Kontrolle aller Zugriffsberechtigungen - Entfernung nicht mehr benötigter Berechtigungen - Überprüfung von inaktiven Benutzerkonten 2. **Prinzip der geringsten Berechtigung** - Nur notwendige Rechte vergeben - Zeitliche Begrenzung wo möglich - Regelmäßige Neubewertung der Notwendigkeit 3. **Schulung und Sensibilisierung** - Regelmäßige Schulungen zu Sicherheitsthemen - Klare Richtlinien zur Dokumentenfreigabe - Bewusstsein für Datenschutz-Compliance stärken 4. **Notfallplanung** - Prozeduren für Widerruf aller Zugriffsrechte im Notfall - Backup-Administratoren für kritische Funktionen - Wiederherstellungsverfahren bei unbefugtem Zugriff \`\`\`